10 січня 2002 року Верховною Радою України прийнято Закон України “Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів” № 2933-III. Конвенція набула чинності для України 22 грудня 2003 року.
Проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, здійснюється згідно з Правилами проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затвердженими спільним наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 5 грудня 2003 року № 237/803/151/5, та Порядком проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, затвердженим наказом Міністерства юстиції України 11 листопада 2015 року № 2268/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2015 року за № 1420/27865.
Проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, проводиться за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів у такому порядку:
- прийняття документів для проставлення апостиля, формування та реєстрація заяви про проставлення апостиля (територіальні органи Міністерства юстиції України, нотаріус);
- розгляд документів, поданих для проставлення апостиля (Міністерство юстиції України);
- проставлення апостиля, відмова у його проставленні (Міністерство юстиції України);
- видача документів за результатом розгляду заяви про проставлення апостиля (територіальні органи Міністерства юстиції України, нотаріус).
На яких документах можливо проставити апостиль
Для проставлення апостиля необхідно подати:
оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;
документ про оплату послуги з проставлення апостиля або документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, чи його копію, засвідчену в установленому порядку;
заяву від особи, яка подає документи.
Апостиль обов’язково проставляється на:
на документах, які виходять від органів судової влади України;
на документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції;
на адміністративних документах;
на документах про освіту та вчені звання;
на документах, оформлених державними та приватними нотаріусами;
на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів.
Апостиль проставляється безпосередньо на вільному від тексту місці документа або на його зворотному боці чи на окремому аркуші посадовою особою компетентного органу (у такому разі окремий аркуш підшивається червоною або білою ниткою до документа та засвідчується підписом та печаткою).
Апостиль
не проставляється на:
- оригіналах паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи;
- оригіналах, копіях (фотокопіях) нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування, документах, що мають характер листування.
Проте, такі документи можуть бути прийняті для апостилювання у вигляді копій (фотокопій), засвідчених у нотаріальному порядку.
НЕ апостилюють оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР.
НЕ апостилюють документи, видані консульськими установами України.
АФІДЕВІТ
Афідевіт – письмова урочиста заява про наявність або відсутність певних фактів (подій), які мають юридичне значення.
У більшості випадків він потрібен для використання за кордоном, коли звичайний документ не можна легалізувати або апостилювати, зокрема:
- довідки з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно;
- документи без печаток або підписів (наприклад, електронні довідки).
За допомогою афідевіту можна підтвердити місце проживання людини, родинні зв’язки, факт того, що особа не перебуває у шлюбі, досвід роботи тощо.
Оформляють афідевіти державні та приватні нотаріуси. Засвідчуючи справжність підпису, вони не посвідчують факти, викладені у документі, а лише підтверджують, що підпис зроблено певною особою.
Афідевіт, який складений з метою використання його за кордоном, потребує процедури легалізації.
Особи, які можуть подавати документи для проставлення на них апостиля
Проставлення апостиля здійснюється за заявою будь-якої особи, яка подає відповідний документ, шляхом її особистого звернення до територіальних органів Міністерства юстиції України, нотаріуса, крім випадку проставлення апостиля на виписці з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань.
Виписка з Єдиного державного реєстру для проставлення апостиля передається державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань, яким сформовано таку виписку, до територіальних органів Міністерства юстиції України.
Поштовим зв’язком може бути надіслана заява про проставлення апостиля виключно з-за кордону та для проставлення апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану.
Плата за надання послуги з проставлення апостиля
Наказом Міністерства юстиції України від 02 квітня 2025 р. №931/5 було внесено зміни до наказу Мін’юсту від18 грудня 2003 року № 161/5 «Про розмір та порядок оплати послуг з проставляння апостиля», зареєстрований в Міністерстві юстиції України 19 грудня 2003 року за № 1197/8518, та з 03.05.2025 року встановлено плату за надання послуг з проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України і призначених для використання на території інших держав для громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства – 0,2 прожиткового мінімуми для працездатних осіб (610 грн) та для юридичних осіб – 0,35 прожиткового мінімуми для працездатних осіб (1060 грн).
За надання послуги з проставлення апостиля згідно з інформацією Головного управління Державної казначейської служби України у місті Києві відкрито такий рахунок за стандартом ІBAN з відомчою ознакою 41 «Міністерство юстиції України» для зарахування надходжень ККДБ 22012500 «Плата за надання інших адміністративних послуг» за такими реквізитами:
Банк отримувача: Казначейство України (ЕАП)
Отримувач коштів: ГУК у м. Києві/м. Київ/22012500
Код отримувача (код за ЄДРПОУ): 37993783
Номер рахунку (IBAN): UA618999980313070165041026001
Від унесення плати звільняються інваліди 1-ої і 2-ої груп, інваліди Великої Вітчизняної війни, громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти-сироти у разі проставляння апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян.
За результатом прийняття заяви та документів, поданих для проставлення апостиля, заявнику в разі його особистого звернення до територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріуса видається відривна частина заяви, що містить відомості про номер заяви, дату її прийняття, кількість поданих документів, прізвище, ім’я та по батькові заявника і суму сплачених коштів за надання послуг з проставлення апостиля.
Посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріус за допомогою програмних засобів ведення Реєстру формує заяву, на якій заявник за умови відсутності зауважень до відомостей, зазначених у ній, проставляє власний підпис.
Документи, подані для проставлення апостиля, розглядаються Міністерством юстиції України.
За результатом розгляду заяви та поданих документів посадова особа Міністерства юстиції України проставляє апостиль або відмовляє у його проставленні, формуючи за допомогою програмних засобів ведення Реєстру відповідний електронний документ з накладенням власного кваліфікованого електронного підпису та проставленням на документ кваліфікованої електронної печатки Міністерства юстиції України.
Документи, подані для проставлення апостиля, видаються заявнику або іншій особі, зазначеній заявником у заяві.
Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк до 2 робочих днів.
У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності строк розгляду документів на проставлення апостиля може бути продовжено до 20 робочих днів.
Строк розгляду документів для проставлення апостиля
Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк до 2 робочих днів. У зв’язку зі значним збільшенням кількості документів, що подаються для проставлення апостиля, цей термін інколи коливається від 3 до 7 робочих днів.
У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності строк розгляду документів, поданих для проставлення апостиля, може бути продовжено до 20 робочих днів.
Видача виписок з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань у паперовій формі для проставлення апостиля
Виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань (далі – виписка з Єдиного державного реєстру) в паперовій формі для проставлення апостиля надається за запитом про надання такого документа заявника шляхом звернення до уповноваженого суб’єкта державної реєстрації, яким є посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України – міжрегіональних управлінь Міністерства юстиції.
При поданні запиту на отримання виписки з Єдиного державного реєстру заявник одночасно подає документ про оплату послуги з проставлення апостиля.
Якщо заявник звільнений від сплати послуг з проставлення апостиля, він пред’являє уповноваженій особі суб’єкта державної реєстрації документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, з якого відповідною особою виготовляється копія та долучається до поданого запиту.
За результатом розгляду запиту щодо надання виписки з Єдиного державного реєстру посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України за допомогою програмних засобів ведення Єдиного державного реєстру формує виписку з цього реєстру.
Виписка з Єдиного державного реєстру, копія запиту щодо надання такої виписки та документ про оплату послуги з проставлення апостиля або копія документа, що підтверджує право на звільнення від такої сплати, державним реєстратором територіального органу Міністерства юстиції України передаються уповноваженій посадовій особі відділу державної реєстрації актів цивільного стану відповідного територіального органу для проставлення на такій виписці апостиля та надання її заявникові відповідно до Порядку проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2015 року № 2268/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2015 року за № 1419/27864.
Після отримання такої виписки посадова особа відділу державної реєстрації актів цивільного стану відповідного територіального органу за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів формує відповідну заяву та реєструє її у наведеному Реєстрі із зазначенням дати і часу реєстрації. На сформованій заяві проставляння власного підпису заявником не здійснюється.